Kezdjünk egy gyors bejelentkező körrel, hogy összekapcsolhassuk a találkozó célját és a jelenlévőket is egymással. Ha egy hosszabb folyamat része a Tettrekész Kávéház, melyben már túl vagyunk a bejelentkező körön, akkor kezdhetjük rögtön a menetrenddel. Egy jó Tettrekész Kávéház beszélgetéshez 2,5 - 3 óra szükséges. Arra kérjük a résztvevőket, hogy álljanak ki a többiek elé a hívó gondolatukkal, mondják el, miben kérnek segítséget, hogy a projektjük cselekvésbe fordulhasson át. Aki beszél, feláll, elmondja és fel is írja a címet a nagy táblára, melyen szerepelnek a beszélgető asztalok számai.
Számoljuk meg a résztvevőket, és osszuk el a létszámot néggyel, lefelé kerekítve így kapjuk meg a megbeszélhető projektek, témák számát. Pl. ha 40 résztvevő van, akkor maximum 10 témával tudunk foglalkozni. A témák, projektek kiválasztásakor a jelentkezési sorrend számít, aki előbb szólal fel, azé a lehetőség. Ha kevesebb témagazda akad, mint ahányra lehetőség van, az asztalok kiegészíthetők még székekkel, de ne legyen egy asztalnál ötnél több résztvevő. A folyamat során minden támogató résztvevőnek három projektet van lehetősége segíteni.
Amikor a menetrend elkészült, megkérjük a témagazdákat, menjenek az asztalaikhoz. Három körben zajlanak majd a beszélgetések café stílusban, körönként kb. 20-30 percig. Minden körben más irányított kérdés segíti elmélyíteni és fókuszálttá tenni a beszélgetést.
1. kör: Mi a gondolatodban / kérdésedben / projektedben a hívóerő? - a szükségletek és a célok kérdéskörének elmélyítésére
2. kör: Mi hiányzik? - a hívóerő elmélyítése után azt járjuk körbe, hogy mitől lehetne ez a projekt még teljesebb, életképesebb.
3. kör: Mit tanulok magamról? Mit tanulok a projektemről? Mi lesz a következő lépésem? Milyen segítségre van szükségem? - mindannak összegyűjtése, ami eddig elhangzott a témagazda és projektje számára.
A 3. kör két lépésben zajlik: Az első 20-25 perc a témagazdáé, ők reflektálnak önmagukra a fenti 4 kérdés alapján, és leszüretelik felismeréseiket. Az utolsó kör során, melyben három új segítő résztvevő látogatja meg a témagazdát, meghallgatják a témagazda összegyűjtött gondolatait, tapasztalatait, következő lépéseit és azt, hogy milyen segítségre van szüksége, majd felajánlják saját felismeréseiket, támogatásukat…
A körök között legyenek szünetek, hogy a támogató résztvevők tölthessenek maguknak italt, lazítsanak, hogy aztán újult erővel figyelhessenek, segíthessenek a következő témagazdának.
Az utolsó lépés egy nagy kör, ahol megkérjük a témagazdákat, hogy a következő két kérdésre vonatkozóan osszák meg tapasztalataikat: Miért vagyok hálás? Mi lesz a következő lépésem? Ha van rá időnk, akkor az egész csoporttól kérhetünk egy rövid visszajelzést: Milyen helyzetekben szerveznék Tettrekész Kávéházat a saját környezetemben?
Zárjuk a Tettrekész Kávéházat egy közös mozdulattal, gesztussal, amellyel megköszönjük és megtiszteljük az elvégzett munkát és a felajánlott és kapott ajándékokat.
